Hoe maakt u van uw opening of open huis
|
Een opening of open huis?
'Dan denk ik graag met u mee! Met ruim 20 jaar ervaring in het organiseren van events zorg ik er voor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Wij maken een geslaagd feest van uw opening. Een concept dat past bij uw wensen, doelstellingen en de visie van uw bedrijf. Een originele uitnodiging die daar op aansluit. Een online aanmeldingssysteem zodat u kunt volgen welke relaties zich al aangemeld hebben. Dat is slechts een greep uit de mogelijkheden die ik u kan bieden. Mijn manier van organiseren van uw event is zoveel meer: wij zorgen er voor dat u onbezorgd kunt genieten van een fantastische dag en uw aandacht kunt richten op uw relaties!'
|
Adviezen voor een geslaagd evenement:
Kies de juiste datum en het juiste tijdstip
Een opening of open huis is vaak een tamelijk informele aangelegenheid waar iemand naar toe komt om iets van uw bedrijf te zien, uw medewerkers te spreken en de sfeer in uw bedrijf te proeven. Bij het kiezen van de datum en het tijdstip is het uitgangspunt dat zoveel mogelijk mensen in staat zijn om te komen. Een open dag organiseert u bij voorkeur op een dag(deel) waarop uw gasten tijd hebben in hun agenda. Bijvoorbeeld op een zaterdagmiddag of aan het eind van de week halverwege de middag. Juist dan hebben uw gasten na hun werkdag de gelegenheid om iets eerder te stoppen met hun werkzaamheden om nog even naar uw open huis te kunnen komen.
Begin- en eindtijd
Behalve het bepalen van een geschikte datum is ook het bepalen van een goede begin- en eindtijd van belang. Laat u een open huis de hele dag duren, dan heeft dit als voordeel dat meer gasten in de gelegenheid zijn om te komen. Een nadeel hiervan is dat drukke momenten uw open huis zullen afwisselen met stille momenten en dat voor uw personeel en uzelf een hele dag wellicht wat te lang is. Ervan uitgaand dat mensen vooral komen om anderen te spreken, is het aan te bevelen om uw open huis te beperken tot een halve dag. Bijvoorbeeld een middag van half twee tot half zes, of nog korter: van drie uur tot aan het eind van de middag.
Maak iets bijzonders van uw uitnodiging
Door de uitnodiging op zich manifesteert u zich al bij uw klanten en relaties. Daar komt bij dat u doorgaans (veel) meer uitnodigingen verstuurt dan gasten ontvangt. Zorg dus dat uw uitnodiging al een bepaalde sfeer uitstraalt en dat u de boodschap overdraagt die u wilt overdragen. Bijvoorbeeld dat u wegens het succesvolle verloop van uw werkzaamheden toe bent aan een groter pand.
Nodig vooral prospects uit
Een open dag is vooral bedoeld voor mensen die u en uw bedrijf nog niet zo goed kennen. Alvorens zaken met u te gaan doen willen ze eerst een beter beeld krijgen van u en uw bedrijf. Hoe ziet het bedrijf er van binnen uit? Wat voor mensen werken er eigenlijk? Nodig dus ook degenen uit die u alleen maar via bijvoorbeeld een telefoontje kent of via een andere weg. Laat ook uw personeel hun familieleden en/partner uitnodigen. Dat versterkt hun band met uw bedrijf.
Besteed de catering uit
U en uw personeelsleden moeten zich volledig kunnen concentreren op de functie van gastheer. Bovendien dient u elke indruk van amateurisme te vermijden. Dat betekent dat uw gasten professioneel moeten worden bediend. Een open dag waar de gasten zelf hun glaasje moeten inschenken en hun toastjes moeten smeren is een blamage voor uw bedrijf. Zij zullen zich dat nog lang (in negatieve zin) herinneren.
Zorg voor iets bijzonders
Een open dag moet aantrekkelijk zijn vanwege de sfeer en de gezelligheid. Niets is zo vervelend als wanneer uw gasten binnenkomen voor een open dag in een bedrijf waar eigenlijk op dat moment weinig te beleven valt. Zorg dus voor iets bijzonders dat past bij de sfeer en het imago van uw bedrijf.
Zorg voor een goede voorbereiding en organisatie
Net zoals voor alle bedrijfsevenementen geldt voor een open huis dat u een dergelijk evenement goed moet organiseren. Alles moet tot in de kleinste details zijn geregeld. Als het goed gaat, merkt niemand wat er allemaal vastzit aan de organisatie van een open dag. Het is een festival van praktische details die in hun onderlinge samenhang geregeld moeten worden. Stel dus tijdig een werkgroep samen die het overzicht houdt en de taken verdeelt.
Zorg voor een goede ontvangst
Voor het kunnen waarmaken van een goede ontvangst zorgt u ervoor dat een gastvrouw en/of gastheer bij de ingang van uw bedrijfspand klaarstaat om uw gasten te verwelkomen en te ontvangen. Deze persoon kan iemand zijn van uw eigen personeel of iemand die u speciaal inhuurt. Zorg ervoor dat deze persoon goed is gekleed in een stijl die past bij de sfeer van het feest. Verwacht u uw gasten binnen een periode van bijvoorbeeld een half uur, dan kunt u ook zelf als gastheer optreden bij de ingang. Persoonlijker kan haast niet, terwijl uw gasten dit zeker zullen waarderen! Vergeet niet dat een hartelijke en professionele ontvangst (inclusief de kwaliteit van de hapjes en de drankjes) direct worden geassocieerd met uw bedrijf en de kwaliteit van uw product.
Zorg voor een korte toespraak
Een open huis heeft een bepaald doel dat u kunt onderstrepen in een persoonlijke toespraak. Men verwacht min of meer van u als hoogste baas en eindverantwoordelijke dat u zelf uw gasten toespreekt. Doe dit niet te vroeg en niet te laat. Het meest optimale moment moet u zelf aan voelen komen. Probeer op een ludieke manier de aandacht te trekken van uw gasten. Bijvoorbeeld door samen met uw personeel een korte sketch op te voeren of door samen met personeelsleden die een muziekinstrument bespelen een kort muziekstukje te spelen. Uw gasten vinden het leuk en u benadrukt hiermee dat succes in uw bedrijf een kwestie is van teamwork.
Stel de inhoud van uw toespraak van te voren op hoofdlijnen vast. Vertel bijvoorbeeld iets over de reden van de verhuizing, over het succesvolle verleden en over nieuwe uitdagingen voor de toekomst. Praat niet te lang en maak het niet te zwaar (want het is tenslotte feest!) en vergeet niet om aan het eind van uw toespraak uw personeel te bedanken voor hun inzet.
Geef uw gasten een cadeautje mee naar huis
U maakt uw open dag pas echt tot een succes met een kleine attentie waarmee u uw gasten weer naar huis laat gaan. Geef ze iets mee wat te maken heeft met uw bedrijf en wat uw gasten dagelijks kunnen gebruiken.
Laat iemand erop letten dat ook degenen die snel weer weggaan hun cadeau niet missen. En vergeet tenslotte ook uw eigen personeel niet.
Een opening of open huis is vaak een tamelijk informele aangelegenheid waar iemand naar toe komt om iets van uw bedrijf te zien, uw medewerkers te spreken en de sfeer in uw bedrijf te proeven. Bij het kiezen van de datum en het tijdstip is het uitgangspunt dat zoveel mogelijk mensen in staat zijn om te komen. Een open dag organiseert u bij voorkeur op een dag(deel) waarop uw gasten tijd hebben in hun agenda. Bijvoorbeeld op een zaterdagmiddag of aan het eind van de week halverwege de middag. Juist dan hebben uw gasten na hun werkdag de gelegenheid om iets eerder te stoppen met hun werkzaamheden om nog even naar uw open huis te kunnen komen.
Begin- en eindtijd
Behalve het bepalen van een geschikte datum is ook het bepalen van een goede begin- en eindtijd van belang. Laat u een open huis de hele dag duren, dan heeft dit als voordeel dat meer gasten in de gelegenheid zijn om te komen. Een nadeel hiervan is dat drukke momenten uw open huis zullen afwisselen met stille momenten en dat voor uw personeel en uzelf een hele dag wellicht wat te lang is. Ervan uitgaand dat mensen vooral komen om anderen te spreken, is het aan te bevelen om uw open huis te beperken tot een halve dag. Bijvoorbeeld een middag van half twee tot half zes, of nog korter: van drie uur tot aan het eind van de middag.
Maak iets bijzonders van uw uitnodiging
Door de uitnodiging op zich manifesteert u zich al bij uw klanten en relaties. Daar komt bij dat u doorgaans (veel) meer uitnodigingen verstuurt dan gasten ontvangt. Zorg dus dat uw uitnodiging al een bepaalde sfeer uitstraalt en dat u de boodschap overdraagt die u wilt overdragen. Bijvoorbeeld dat u wegens het succesvolle verloop van uw werkzaamheden toe bent aan een groter pand.
Nodig vooral prospects uit
Een open dag is vooral bedoeld voor mensen die u en uw bedrijf nog niet zo goed kennen. Alvorens zaken met u te gaan doen willen ze eerst een beter beeld krijgen van u en uw bedrijf. Hoe ziet het bedrijf er van binnen uit? Wat voor mensen werken er eigenlijk? Nodig dus ook degenen uit die u alleen maar via bijvoorbeeld een telefoontje kent of via een andere weg. Laat ook uw personeel hun familieleden en/partner uitnodigen. Dat versterkt hun band met uw bedrijf.
Besteed de catering uit
U en uw personeelsleden moeten zich volledig kunnen concentreren op de functie van gastheer. Bovendien dient u elke indruk van amateurisme te vermijden. Dat betekent dat uw gasten professioneel moeten worden bediend. Een open dag waar de gasten zelf hun glaasje moeten inschenken en hun toastjes moeten smeren is een blamage voor uw bedrijf. Zij zullen zich dat nog lang (in negatieve zin) herinneren.
Zorg voor iets bijzonders
Een open dag moet aantrekkelijk zijn vanwege de sfeer en de gezelligheid. Niets is zo vervelend als wanneer uw gasten binnenkomen voor een open dag in een bedrijf waar eigenlijk op dat moment weinig te beleven valt. Zorg dus voor iets bijzonders dat past bij de sfeer en het imago van uw bedrijf.
Zorg voor een goede voorbereiding en organisatie
Net zoals voor alle bedrijfsevenementen geldt voor een open huis dat u een dergelijk evenement goed moet organiseren. Alles moet tot in de kleinste details zijn geregeld. Als het goed gaat, merkt niemand wat er allemaal vastzit aan de organisatie van een open dag. Het is een festival van praktische details die in hun onderlinge samenhang geregeld moeten worden. Stel dus tijdig een werkgroep samen die het overzicht houdt en de taken verdeelt.
Zorg voor een goede ontvangst
Voor het kunnen waarmaken van een goede ontvangst zorgt u ervoor dat een gastvrouw en/of gastheer bij de ingang van uw bedrijfspand klaarstaat om uw gasten te verwelkomen en te ontvangen. Deze persoon kan iemand zijn van uw eigen personeel of iemand die u speciaal inhuurt. Zorg ervoor dat deze persoon goed is gekleed in een stijl die past bij de sfeer van het feest. Verwacht u uw gasten binnen een periode van bijvoorbeeld een half uur, dan kunt u ook zelf als gastheer optreden bij de ingang. Persoonlijker kan haast niet, terwijl uw gasten dit zeker zullen waarderen! Vergeet niet dat een hartelijke en professionele ontvangst (inclusief de kwaliteit van de hapjes en de drankjes) direct worden geassocieerd met uw bedrijf en de kwaliteit van uw product.
Zorg voor een korte toespraak
Een open huis heeft een bepaald doel dat u kunt onderstrepen in een persoonlijke toespraak. Men verwacht min of meer van u als hoogste baas en eindverantwoordelijke dat u zelf uw gasten toespreekt. Doe dit niet te vroeg en niet te laat. Het meest optimale moment moet u zelf aan voelen komen. Probeer op een ludieke manier de aandacht te trekken van uw gasten. Bijvoorbeeld door samen met uw personeel een korte sketch op te voeren of door samen met personeelsleden die een muziekinstrument bespelen een kort muziekstukje te spelen. Uw gasten vinden het leuk en u benadrukt hiermee dat succes in uw bedrijf een kwestie is van teamwork.
Stel de inhoud van uw toespraak van te voren op hoofdlijnen vast. Vertel bijvoorbeeld iets over de reden van de verhuizing, over het succesvolle verleden en over nieuwe uitdagingen voor de toekomst. Praat niet te lang en maak het niet te zwaar (want het is tenslotte feest!) en vergeet niet om aan het eind van uw toespraak uw personeel te bedanken voor hun inzet.
Geef uw gasten een cadeautje mee naar huis
U maakt uw open dag pas echt tot een succes met een kleine attentie waarmee u uw gasten weer naar huis laat gaan. Geef ze iets mee wat te maken heeft met uw bedrijf en wat uw gasten dagelijks kunnen gebruiken.
Laat iemand erop letten dat ook degenen die snel weer weggaan hun cadeau niet missen. En vergeet tenslotte ook uw eigen personeel niet.
