Werken met ASTRID SMARIUS Events & Organisatie
Oriënterend gesprek
In een eerste (gratis) oriënterend gesprek met u wordt bepaald wat de doelstelling is van het te organiseren evenement en op welk gebied de organisatorische ondersteuning gewenst geboden kan worden. Er wordt afgesproken of en op welke termijn er offerte zal worden uitgebracht.
Offerte
Vervolgens sturen wij een offerte waarin is opgenomen:
Taakomschrijving
Dit voorstel wordt besproken en er wordt bepaald welke taken wel en niet door ons verricht dienen te worden. Het is namelijk ook goed mogelijk dat besloten wordt dat het budgettair en/of organisatorisch aantrekkelijker is bepaalde werkzaamheden binnen uw bedrijf te laten verrichten.
Wij beschikken over een groot bestand aan leveranciers van diensten maar zijn als onafhankelijk bureau geenszins aan hen gebonden. Indien u de voorkeur geeft aan uw eigen relaties kunnen wij daar in overleg mee samenwerken.
Overeenkomst
Indien beide partijen met het uiteindelijke voorstel akkoord gaan wordt door ons een overeenkomst opgesteld met daarin omschreven:
NB: Het is gebruikelijk dat 50% van de organisatiekosten wordt betaald bij ondertekening van de opdrachtbevestiging. Na afloop van het evenement ontvangt de opdrachtgever de eindafrekening. Bij grote en langdurige projecten kan een aangepaste betalingswijze in termijnen worden afgesproken.
Uitvoering
Vervolgens gaan we aan het werk met de daadwerkelijke uitvoering, waarbij regelmatig contact wordt onderhouden met de opdrachtgever over de voortgang.
Na afloop van het evenement ontvangt de opdrachtgever de gespecificeerde eindafrekening.
Er zal een evaluatievergadering plaatsvinden waarbij het gehele verloop en de kosten van het evenement besproken en vastgelegd wordt.
In een eerste (gratis) oriënterend gesprek met u wordt bepaald wat de doelstelling is van het te organiseren evenement en op welk gebied de organisatorische ondersteuning gewenst geboden kan worden. Er wordt afgesproken of en op welke termijn er offerte zal worden uitgebracht.
Offerte
Vervolgens sturen wij een offerte waarin is opgenomen:
- een programmavoorstel
- een doelomschrijving
- een taakomschrijving
- een urenoverzicht voor de totale organsatie van het evenement of congres
- In overleg kan daar ook de raming van de totale kosten deel van uitmaken
- een tijdsplanning m.b.t. de uitvoering
Taakomschrijving
Dit voorstel wordt besproken en er wordt bepaald welke taken wel en niet door ons verricht dienen te worden. Het is namelijk ook goed mogelijk dat besloten wordt dat het budgettair en/of organisatorisch aantrekkelijker is bepaalde werkzaamheden binnen uw bedrijf te laten verrichten.
Wij beschikken over een groot bestand aan leveranciers van diensten maar zijn als onafhankelijk bureau geenszins aan hen gebonden. Indien u de voorkeur geeft aan uw eigen relaties kunnen wij daar in overleg mee samenwerken.
Overeenkomst
Indien beide partijen met het uiteindelijke voorstel akkoord gaan wordt door ons een overeenkomst opgesteld met daarin omschreven:
- het definitieve programma
- de taakomschrijving
- de kostenraming
- de honorering van ons bureau en de wijze en termijnen van betaling daarvan
- de taakverdeling m.b.t. de betalingen aan derden
- de annuleringsvoorwaarden
NB: Het is gebruikelijk dat 50% van de organisatiekosten wordt betaald bij ondertekening van de opdrachtbevestiging. Na afloop van het evenement ontvangt de opdrachtgever de eindafrekening. Bij grote en langdurige projecten kan een aangepaste betalingswijze in termijnen worden afgesproken.
Uitvoering
Vervolgens gaan we aan het werk met de daadwerkelijke uitvoering, waarbij regelmatig contact wordt onderhouden met de opdrachtgever over de voortgang.
Na afloop van het evenement ontvangt de opdrachtgever de gespecificeerde eindafrekening.
Er zal een evaluatievergadering plaatsvinden waarbij het gehele verloop en de kosten van het evenement besproken en vastgelegd wordt.
